Пошаговая инструкция: как провести годовую инвентаризацию. Гайд 2023

Скоро наступит конец 2023 года, а значит самое время для проведения годовой инвентаризации. Это неотъемлемая часть подготовки годовой бухгалтерской отчетности для любой компании. В рамках инвентаризации проверяют все активы, долги и имущество, находящееся в распоряжении организации. В статье мы рассмотрим, как правильно организовать инвентаризацию в 2023 году. Разберемся с тем, как провести инвентаризацию, когда проводить проверку и какие шаги предпринять для подготовки к годовой инвентаризации.

Инвентаризация в 2023 году — это проверка и подтверждение наличия, состояния и оценки того, что есть у компании. Ее проводят, чтобы убедиться в точности данных, которые используются для бухгалтерского учета и отчетности.

Когда проводить инвентаризацию? Обычно годовую инвентаризацию проводят с 1 октября по 31 декабря, а результаты включают в годовую бухгалтерскую отчетность. Этот этап обязателен для всех компаний, независимо от их организационно-правовых форм.

При проведении годовой инвентаризации важно подтвердить остатки по всем счетам бухгалтерского учета, которые влияют на составление финансовых отчетов. Проверке подлежат:

1. Все активы компании, включая как материальные, так и нематериальные.

2. Все обязательства организации.

3. Имущество и обязательства, которые учитываются на специальных забалансовых счетах.

Следует отметить, что в процессе годовой инвентаризации можно пропустить проверку:

1. Имущества, которое было проверено не ранее 1 октября отчетного года.

2. Основных средств, если инвентаризация проводится раз в три года.

3. Библиотечного фонда, если его инвентаризация проводится раз в пять лет.

4. Товаров, сырья и материалов для компаний в районах Крайнего Севера, если их инвентаризация проведена в период минимального остатка.

Инвентаризация имущества и обязательств — два ключевых вида инвентаризации, необходимых для составления годовой отчетности о финансовом состоянии организации.

Инвентаризация имущества предполагает проверку фактического наличия всех активов организации. Это включает материальные активы, такие как здания, оборудование, товары на складе, а также те, которые не имеют материальной формы, например, интеллектуальную собственность или патенты. Основная цель этой инвентаризации — убедиться в точности учета имущества и его реальном наличии на момент отчетности.
Инвентаризация обязательств направлена на проверку всех обязательств, которые имеет организация. Это включает задолженности перед поставщиками, налоговые обязательства, кредиты, выплаты зарплаты и другие обязательства перед различными сторонами. Главная цель этой инвентаризации — удостовериться в полноте и точности учета обязательств организации.

Мы подготовили порядок проведения годовой инвентаризации в 2023 году:

1) Издайте приказ. Начните с оформления приказа руководителя организации. В нем укажите, что будет проверяться, когда начнется и закончится инвентаризация. Используйте унифицированную форму ИНВ-22

2) Сформируйте инвентаризационную комиссию. Комиссия состоит из не менее чем трех членов, включающих сотрудников бухгалтерии, внутреннего аудита и специалистов по технике.

❗Если в комиссии не хватает хотя бы одного члена, инвентаризацию не проводить, иначе ее результаты могут быть признаны недействительными.

3) Назначьте материально ответственных лиц. Они обязательно должны присутствовать при инвентаризации

4) Соберите документы. Если в инвентаризации участвуют материальные ценности или деньги, инвентаризационная комиссия должна получить от материально ответственных лиц несданные в бухгалтерию документы и расписки о передаче материальных ценностей.

5) Подготовьте бланки документов. Заранее подготовьте бланки описей для записи результатов инвентаризации (Это формы ИНВ-1, ИНВ-2 и т.д.)

6) Проведите инвентаризацию. При проведении инвентаризации имущества комиссия проверяет наличие основных средств, запасов, наличности и других активов. Эта проверка включает участие материально ответственных лиц, которые осуществляют подсчет, взвешивание, измерение объектов. При инвентаризации обязательств комиссия проверяет точность и обоснованность сумм задолженности перед поставщиками, подрядчиками, налоговыми органами, работниками по заработной плате и другими обязательствами.

7) Оформите результаты. Информацию о наличии проверяемых объектов комиссия фиксирует в актах. В этих же документах материально ответственные лица подтверждают проведение проверки в их присутствии. Для имущества, где комиссия обнаружила расхождения с учетными данными, создается сличительная ведомость.

8) Оформите протокол заседания инвентаризационной комиссии. В протоколе зафиксируйте результаты инвентаризации и дайте объяснения о причинах излишков и недостач.

9) Обобщите данные. Сведите результаты проверки в обобщенную ведомость по форме ИНВ-26

10) Издайте приказ об утверждении результатов инвентаризации

11) Отразите результаты инвентаризации в бухгалтерской отчетности. Любые излишки или недостачи, выявленные в результате инвентаризации, нужно отразить в годовой бухгалтерской отчетности

Результаты годовой инвентаризации являются составной частью годовой бухгалтерской отчетности.

Для учета результатов инвентаризации имущества следует применить несколько шагов: учесть пересортицу при наличии условий для этого в запасах, списать недостачи, отразить излишки. Также следует списать имущество, которое морально устарело или испорчено и больше не может быть использовано. Это важно для аккуратного отражения финансовой ситуации организации в учете.

Если в годовой бухгалтерской отчетности обнаружатся ошибки или недостоверные данные, это может привести к серьезным последствиям для компании. Грубые нарушения могут повлечь за собой штрафы для должностных лиц:

• В случае первого нарушения предусмотрены штрафы в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
• При повторном нарушении размер штрафа удваивается и составляет от 10 000 до 20 000 рублей. Более того, существует риск дисквалификации на срок до двух лет для лиц, допустивших подобные нарушения.

Чтобы не допустить ошибок в годовой инвентаризации, важно владеть бухгалтерскими навыками. В университете ЕВИДПО есть 23 курса переподготовки и повышения квалификации для бухгалтеров.

Годовая инвентаризация часто проводится в конце финансового года для точного отражения финансового состояния организации в годовой отчетности. Подготовка к годовой инвентаризации включает установление сроков, создание комиссий, подготовку документов и оформление результатов для включения в отчетность.